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La gestion du temps en milieu professionnel


Le temps est l'un des plus grands atouts mis à disposition des professionnels. Si l'argent perdu peut être récupéré, il est difficile d'en faire de même avec le temps. Il est donc important de le gérer de manière efficace.

Chef d’entreprise : La gestion du temps

Gestion du temps agence SEOLa gestion du temps implique avant tout de connaître ses habitudes journalières : que faites-vous au réveil ? Que faites-vous au coucher ? Que faites-vous entre ces deux périodes de la journée ? Chaque minute de la journée doit être suivie avec soin afin d'assurer une gestion efficace de son temps. Dans une feuille de calcul, pensez donc à noter les différentes tâches réalisées ainsi que le temps passé sur chacune d'elles. Pour des mesures précises et réelles, il est conseillé de ne rien modifier dans ses habitudes, le but étant de déterminer son activité au cours d'une journée de travail typique. Une fois cette étape réalisée, il est important d'identifier les moments de la journée durant lesquels vous perdez beaucoup de temps. La perte de temps s'apparente généralement à un moment de la journée où vous passez plus de temps que nécessaire sur une activité.

Certains points nécessitent ainsi d'être considérés : les emails, les appels, les courses, les réunions, les pauses ou toutes les tâches qui n'impliquent aucune productivité. Évaluez ensuite le pourcentage de temps que représentent ces moments dans votre activité quotidienne. Vous verrez s'il est important ou non de procéder à une réorganisation de votre journée professionnelle. Lorsque c'est nécessaire, la technique pomodoro peut être appliquée. Cette méthode de gestion du temps consiste à chronométrer une activité et la limiter à 25 minutes avant de s'accorder une pause de cinq minutes. La prochaine tâche peut alors commencer durant 25 minutes suivies de cinq minutes de pause et ainsi de suite.

Cette technique peut varier en fonction des besoins de chacun : 20 minutes d'activité pour 10 minutes de pause, 15 minutes d'activités pour 15 minutes de pause, etc. Vous l'avez compris, chaque activité doit être précédée d'un break afin de pouvoir récupérer et ne pas s'emmêler dans deux activités différentes. Au gré des évolutions, il sera possible de se fixer des objectifs journaliers ou hebdomadaires. Certaines activités comme la vérification ou le suivi des mails peuvent par exemple bénéficier de seulement 10 pomodoros par semaine. D'autres comme les systèmes de commercialisation peuvent en revanche bénéficier de plus de pomodoros.

La gestion réussie du temps implique également de savoir prendre les bonnes initiatives. La règle 80/20 peut par exemple être appliquée afin de déterminer sur quelles activités il est important de passer plus de temps. De manière générale, cette règle consiste à considérer 80 % de résultats obtenus pour 20 % d'efforts. Une gestion du temps basée sur cette méthode permet ainsi d’optimiser chaque moment passé sur une activité afin d’aboutir au final à plus de résultats obtenus pour encore moins d’effort. Attention toutefois à ne pas tomber dans la facilité, car le but est de gérer efficacement son temps et non de boucler le plus rapidement possible ses activités professionnelles.

Afin d’y parvenir, il est parfois recommandé de déléguer une partie de ses tâches quotidiennes. Vous aurez ainsi moins de contraintes et plus de souplesse dans la gestion de vos activités. Avant de déléguer, veillez cependant à préparer les collaborateurs à la prise de nouvelles responsabilités en les formant efficacement aux différentes tâches. Si la formation se révèle indispensable, il est également important de choisir les bonnes personnes afin de simplifier les démarches et permettre la continuité des activités professionnelles. En parlant des collaborateurs et de leur formation, il est important de noter qu’un employé mal formé sera particulièrement chronophage. Entre les problèmes récurrents et les nombreuses questions, il arrive en effet que le temps passé auprès d’eux soit plus important que celui passé sur d’autres activités plus importantes.

Le recrutement d’un personnel qualifié ainsi que la dispense d’une formation solide se révèlent ainsi indispensables. Par ailleurs, il peut également être conseillé d’éviter le contact avec les collaborateurs afin de limiter au maximum le temps passé à la discussion et aux autres échanges non productifs. Pensez par exemple à mettre votre bureau personnel à l’écart des autres employés tout en gardant en tête qu’un dirigeant d’entreprise a toujours plus d’activité que le reste du personnel, d’où la nécessité de gérer au mieux son temps et ses activités. Enfin, dernier conseil : évitez autant que possible le syndrome de l’objet brillant. En d’autres termes, ne sautez pas sur toutes les opportunités qui se présentent, car bien qu’elles puissent être intéressantes, elles doivent être rentables. Dans le cas contraire, économisez votre temps.


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